Die Professionalisierung der Vereine

Nicht erst seit dem Milliarden-Deal der englischen Premier-League mit dem TV-Anbietern befindet sich der Profisport und speziell der Profifußball in einem finanziellen Wandel. Es ist immer mehr Geld im Umlauf und der richtige Umgang damit wird vor allem für Sportmanager immer entscheidender. Deshalb haben wir uns heute für einen speziellen Gastvortrag zum Thema Prozessmanagement entschieden. Das Thema ist auch in unserem Sportmanagement Studium vertreten, einen kleinen Einblick könnt Ihr euch aber hier bereits holen.

Warum wir Prozesse steuern wollen

Gastbeitrag von Dr. Rainer Feldbrügge

„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Wenn es um die Auftragsabwicklung geht oder um das Einstellen und „an Bord nehmen“ neuer Mitarbeiter: Immer wieder verlassen wir uns darauf, dass die Abläufe irgendwie funktionieren. Als Manager kann man sich ja auch nicht um jedes Detail kümmern. Die einzelnen Arbeitsschritte, Datenerfassungen und Formulare haben sich im Laufe der Zeit entwickelt.

Warum sollten Manager sich für diese alltäglichen Prozesse interessieren?

Das Wichtigste vorab: Als Führungskraft muss ich nicht alles besser wissen. Es ist oft besser, die gut geschmierten Abläufe nicht anzufassen („never touch a running system“), die Mitarbeiter haben die Sache ganz gut im Griff. Um aber zu wissen, wo etwas besser laufen kann, muss ich die gewachsenen Strukturen verstehen.

Von einem „Prozess“ sprechen wir dann, wenn wir uns die gewachsenen Abläufe als regelmäßiges Muster bewusstmachen. Dann können wir die Frage stellen, ob die Prozesse auch für die Zukunft noch gut genug sind. Verschiedene Gründe führen dazu, dass wir Prozesse auf den Prüfstand stellen:

1. Neue Mitarbeiter einarbeiten

Gewachsene Abläufe werden von Hand zu Hand weitergegeben. Der eine lernt schneller als der andere. Manche Kollegen können gut erklären, andere weniger. Glücksache eben. Wenn aber häufiger Mitarbeiter wechseln – und das wird in Zukunft die Regel sein, müssen sich alle schneller in Prozesse einarbeiten. Und das klappt umso besser, wenn wir die Prozesse gut und einfach beschrieben haben. In Zukunft werden wir kaum noch Experten haben, die ihre Routinen über Jahre perfektionieren. Es wird viel wichtiger, dass das Personal flexibel verschiedene Aufgaben wahrnimmt.

2. Die Marke entwickeln

Eine Marke nehmen Kunden wahr, wenn sie bestimmte positive Beobachtungen immer wieder machen. Eine gute Markenstrategie erkennt die Berührungspunkte, wo Kunden die Marke sehen und gestaltet die Service-Wahrnehmung an diesen Punkten. Dazu ist es wichtig, dass Kunden den Service kontinuierlich in gleicher Form wahrnehmen. Konsistente Prozesse sind ein wichtiges Element der Markenentwicklung.

3. Digitale Prozesse

Immer mehr greifen automatische und manuelle Prozesse ineinander: Kunden wollen über eine App buchen, Lieferantenbestellungen lösen wir automatisch aus dem System aus. Automatische Prozesse erfordern aber mehr Standardisierung als analoge Abläufe. Wir müssen dazu die Regelprozesse verstehen und für die Ausnahmefälle vorsorgen. Sonst knallt es im Service schon beim ersten Sonderwunsch.

Gewachsene Ablaufmuster sind gut, weil sie ohne viel Nachdenken funktionieren. Sie sind auch ziemlich stabil gegen Störungen. Bewusst gesteuerte Prozesse erfordern dagegen mehr Aufmerksamkeit von der Führung. Auf dem Weg zu Kompetenzentwicklung, Markenbildung oder Digitalisierung brauchen wir aber gesteuerte Prozesse.

Dr. Rainer Feldbrügge ist Organisationsberater in Nürnberg und unterstützt Unternehmen beim Aufbau und der Umsetzung von effektiven Prozessen.